オンリーイベントを主催する（3）スケジュールを立てる

オンリーイベントを主催する（3） スケジュールを立てる

企画のアウトラインが決まったらスケジュールを立てよう

当日までのスケジュール

今回オンリーイベントを主催された時のスケジュールを掲載します。構想・下準備からイベント当日まで約1年ほどの期間かかっていることがわかります。

イベントの規模や内容によって異なりますが、長期の準備期間が必要です。

構想からイベント当日までのスケジュール概要

「いつ」「何の」作業をするか、じっくり計画を立てましょう。

事務作業や申請作業は「早め」を心がけて行います。焦りは一番のミスの原因です。
会場の使い方や設備についてわからないことがあれば、会場管理の担当者電話などで詳しく聞いておきましょう。「～だろう」という思い込みはトラブルの元です。

また後述の通り、費用がかなり（学生さんはもとより社会人にとっても）かかります。（費用についてはこちら）
時間と費用をかけてもやる、好きだからやりたい、という気持ちがあってこそ初めて実現します。
もしそこまで準備できない、不安ということであれば、企業主催のイベント内でプチオンリーを開催するというのも一つのやりかたです。無理をせず、自分に合った方法を選びましょう。

事務作業・申請内容一覧

• 会場側と事前打ち合わせ（全てメールで）
• サークル参加費の受領（振り込み口座の準備）
• サークルリスト、会場配置図作成（机の間隔等はネットでオフィスレイアウトのページを参照しました。）
  

  机の配置数のシミュレーション例。

• サークル参加証（+配置図、宅配便搬入等書類他一式※内容詳細はこちら）の発送
• 宅配搬入・搬出の手続き（会場管理者と付近にある宅配営業所に相談）
  ・会場管理者：宅配搬入受付（荷物預かり※有料の場合もあります）
  ・宅配営業所：搬入時に荷物を預かってくれるのかどうか（営業所に送り、まとめて会場に搬入するパターン）を相談。
  搬出時に使用する着払い伝票を参加サークル数×1.5倍くらいもらっておきます（一個以上送る場合もあるので）。搬出時に予想される荷物の数のおおよそ伝えておきましょう。※イベント後スムーズに撤収できます。
• パンフレットに掲載する注意項目の決定
  （過去の経験やオールジャンルイベント（シティやコミケ）を参考にしつつ最低限のものでまとめました）
• 当日会場で使用するBGMのジャスラック申請
  （会場面積500㎡、録音物の再生として1260円（１日））
  ※JASRACのウェブサイトには、年額の記載しかありませんので、各支部に問い合わせます。
  郵送で申し込み用紙等が送られてきます。
  申込み用紙に記載する内容としては、おおよそ以下の通りです。
  ・主催の連絡先
  ・催物名（イベント名）
  ・開催日
  ・公演回数（一日のみBGMで…ということであれば「全一回」）
  ・公演一回の所要時間（イベント開催時間）
  ・会場名
  ・入場料の有無と詳細※パンフレット購入は含まれません
  ・出演者の報酬の有無
  ・演奏の方法（１.生演奏・2.録音物の再生）
  ・出演者（演奏する人がいる場合）
  ・提出日、備考

当日までに作るもの一覧（印刷物）

• イベントお知らせのパンフレット・チラシ（事前告知分）
• サークル参加申込書（告知サイトからダウンロードするため、データのみ）
  ※郵送の対応は、各主催者の判断でよいと思います。今回はどうしても郵送にしたい場合は、別途連絡をしてもらうことにしました。
• 当日配布パンフレット（今回のイベントではA5サイズ28P）
  ※サークル配置のコツ（注意点）
  キャラオンリーなのでカップリングをなるべく固めて配置しました。カップリング表記のないサークルを周囲に配置するなど、カップリングが逆の島同士が隣接しないようにしました。
• サークル参加者に送付する案内一式（下に今回作成した一部の写真があります）
  ・サークル参加証
  ・配置図
  ・参加要綱（注意事項）
  ・宅配便搬入要綱（荷札）
  ・パンフレット引換券
  ・コスプレ登録引換券（必要があれば）
• 再入場証
• コスプレ参加証（コスプレ参加者のみ）
• 撮影許可証
• 「最後尾はこちら」「列途中」「更衣室」「トイレ」などの掲示物（A4サイズの簡易な案内）
• スタッフＴシャツ
• スタッフ証
• 頒布グッズ（のれん・ポスター・缶バッチなど）
• スタッフスケジュール（詳細はこちら）

（画像左）サークル参加証です。キャラクターにまつわるアイテム（宝石）の形をしています。
（画像右）注意事項・参加者用タイムテーブル・会場配置図・宅配搬入要綱です。右は一式を中にはさむファイルになっていて中に「ご案内（挨拶）」の文章があります。

筆者作成の「コスプレ登録証」と「撮影許可証」。実際には首からかけられるように加工しました。

当日までに作るもの一覧（ウェブ）

• 告知サイト（サーバー、独自ドメイン取得）
• オンリーイベント用ツイッターアカウント
• 連絡用サイボウズ（主催、スタッフの打ち合わせと連絡用）

オンリーイベントを主催する（4）費用について