オンリーイベントを主催する(3)スケジュールを立てる

2013年8月22日 / イベントを主催する


オンリーイベントを主催する(3)
スケジュールを立てる

企画のアウトラインが決まったらスケジュールを立てよう

当日までのスケジュール

今回オンリーイベントを主催された時のスケジュールを掲載します。構想・下準備からイベント当日まで約1年ほどの期間かかっていることがわかります。

イベントの規模や内容によって異なりますが、長期の準備期間が必要です。

構想からイベント当日までのスケジュール概要

構想からイベント当日までのスケジュール概要

【スケジュール概要】(オンリーイベント当日からさかのぼって)

  • ~1年前…構想・会場予約
  • ~7か月前…オンリーイベント告知サイトオープン
  • ~6か月前…スタッフ募集の案内
  • ~4か月前…グッズのイラスト依頼・サークル参加者一次締め切り
  • ~3か月前…サークル参加者二次締め切り
  • ~2か月前…別のグッズイラスト募集・記念品制作・ジャスラック申請
  • ~1か月前…グッズ製作・サークル参加証、案内送付作業・会場準備

「いつ」「何の」作業をするか、じっくり計画を立てましょう。

事務作業や申請作業は「早め」を心がけて行います。焦りは一番のミスの原因です。
会場の使い方や設備についてわからないことがあれば、会場管理の担当者電話などで詳しく聞いておきましょう。「~だろう」という思い込みはトラブルの元です。

 

また後述の通り、費用がかなり(学生さんはもとより社会人にとっても)かかります。(費用についてはこちら
時間と費用をかけてもやる、好きだからやりたい、という気持ちがあってこそ初めて実現します。
もしそこまで準備できない、不安ということであれば、企業主催のイベント内でプチオンリーを開催するというのも一つのやりかたです。無理をせず、自分に合った方法を選びましょう。

事務作業・申請内容一覧

  • 会場側と事前打ち合わせ(全てメールで)
  • サークル参加費の受領(振り込み口座の準備)
  • サークルリスト、会場配置図作成(机の間隔等はネットでオフィスレイアウトのページを参照しました。)

    机の配置数のシミュレーション例。

    机の配置数のシミュレーション例。

  • サークル参加証(+配置図、宅配便搬入等書類他一式※内容詳細はこちら)の発送
  • 宅配搬入・搬出の手続き(会場管理者と付近にある宅配営業所に相談)
    ・会場管理者:宅配搬入受付(荷物預かり※有料の場合もあります)
    ・宅配営業所:搬入時に荷物を預かってくれるのかどうか(営業所に送り、まとめて会場に搬入するパターン)を相談。
    搬出時に使用する着払い伝票を参加サークル数×1.5倍くらいもらっておきます(一個以上送る場合もあるので)。搬出時に予想される荷物の数のおおよそ伝えておきましょう。※イベント後スムーズに撤収できます。
  • パンフレットに掲載する注意項目の決定
    (過去の経験やオールジャンルイベント(シティやコミケ)を参考にしつつ最低限のものでまとめました)
  • 当日会場で使用するBGMのジャスラック申請
    (会場面積500㎡、録音物の再生として1260円(1日))
    JASRACのウェブサイトには、年額の記載しかありませんので、各支部に問い合わせます。
    郵送で申し込み用紙等が送られてきます。
    申込み用紙に記載する内容としては、おおよそ以下の通りです。
    ・主催の連絡先
    ・催物名(イベント名)
    ・開催日
    ・公演回数(一日のみBGMで…ということであれば「全一回」)
    ・公演一回の所要時間(イベント開催時間)
    ・会場名
    ・入場料の有無と詳細※パンフレット購入は含まれません
    ・出演者の報酬の有無
    ・演奏の方法(1.生演奏・2.録音物の再生)
    ・出演者(演奏する人がいる場合)
    ・提出日、備考

当日までに作るもの一覧(印刷物)

  • イベントお知らせのパンフレット・チラシ(事前告知分)
  • サークル参加申込書(告知サイトからダウンロードするため、データのみ)
    ※郵送の対応は、各主催者の判断でよいと思います。今回はどうしても郵送にしたい場合は、別途連絡をしてもらうことにしました。
  • 当日配布パンフレット(今回のイベントではA5サイズ28P)
    ※サークル配置のコツ(注意点)
    キャラオンリーなのでカップリングをなるべく固めて配置しました。カップリング表記のないサークルを周囲に配置するなど、カップリングが逆の島同士が隣接しないようにしました。
  • サークル参加者に送付する案内一式(下に今回作成した一部の写真があります)
    ・サークル参加証
    ・配置図
    ・参加要綱(注意事項)
    ・宅配便搬入要綱(荷札)
    ・パンフレット引換券
    ・コスプレ登録引換券(必要があれば)
  • 再入場証
  • コスプレ参加証(コスプレ参加者のみ)
  • 撮影許可証
  • 「最後尾はこちら」「列途中」「更衣室」「トイレ」などの掲示物(A4サイズの簡易な案内)
  • スタッフTシャツ
  • スタッフ証
  • 頒布グッズ(のれん・ポスター・缶バッチなど)
  • スタッフスケジュール(詳細はこちら
(画像左)サークル参加証です。キャラクターにまつわるアイテム(宝石)の形をしています。 (画像右)注意事項・参加者用タイムテーブル・会場配置図・宅配搬入要綱です。右は一式を中にはさむファイルになっていて中に「ご案内(挨拶)」の文章があります。

(画像左)サークル参加証です。キャラクターにまつわるアイテム(宝石)の形をしています。
(画像右)注意事項・参加者用タイムテーブル・会場配置図・宅配搬入要綱です。右は一式を中にはさむファイルになっていて中に「ご案内(挨拶)」の文章があります。

 

筆者作成の「コスプレ登録証」と「撮影許可証」。実際には首からかけられるように加工しました。

筆者作成の「コスプレ登録証」と「撮影許可証」。実際には首からかけられるように加工しました。

当日までに作るもの一覧(ウェブ)

  • 告知サイト(サーバー、独自ドメイン取得)
  • オンリーイベント用ツイッターアカウント
  • 連絡用サイボウズ(主催、スタッフの打ち合わせと連絡用)

 

オンリーイベントを主催する(4)費用についてnext

 

 


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