オンリーイベントを主催する(5)イベント当日

2013年8月22日 / イベントを主催する


オンリーイベントを主催する(5)イベント当日

イベント前日

メイン会場の設営を進めます。前日にできることはなるべく済ませておきましょう。

会議机や宅配物は重いので、男性を数時間~半日程度アルバイト要員として確保しておくのもおススメです。

今回はスタッフのお知り合いの方2名の男性にお手伝いしていただきました。力仕事はものすごく助かります!※今回はアルバイト代をお渡ししています。ちなみに女子でも問題ありません!

イベント前日にやること

  • サークル参加の机、椅子を並べる
  • チラシ配布(協賛の印刷屋さんのチラシ等)
  • 宅配搬入がある場合は、会場に運び入れておく。(余裕があれば各サークルの机の下に入れておく)
  • イベント当日の打ち合わせ(担当決めなど)

イベント当日

当日のスタッフマニュアルを用意しよう

スタッフマニュアルは、今回はスタッフの方が前日に作ってくださいました!

書面に簡単にまとめてあるだけでもとても助かります。(まとめてあると主催者まで聞きに行かなくてもいいので)

もしスタッフマニュアルに時間をかけられるのであれば、列(待機列)の形成場所や、参加者の導線などのレイアウトを作成しておいてもよいでしょう。

スタッフマニュアル(PDF)

当日配布されたスタッフマニュアルです。準備やお金のやりとりについて具体的に書いてあります。

当日配布されたスタッフマニュアルです。準備やお金のやりとりについて具体的に書いてあります。

配布したスタッフマニュアルをもとに当日の朝、最終スタッフミーティングを行います。

作業開始前にスタッフの方に集まってもらいます。

スタッフ同士が初対面の場合は、簡単な自己紹介を。

当日のスケジュールをスタッフスケジュールを元に大まかに確認します。

また、作業担当者に作業内容などを説明します。

一通り説明が終了したら、スタッフからの質疑応答の時間を取ってください。

その他、会場地図などが掲載されたパンフレット(当日一般参加者が購入するもの)を配布します。

スタッフTシャツ、スタッフ証を配布し、着替えてもらいます。

当日の朝の本部風景です。今から設営に本気出す、といったところでしょうか。

当日の朝の本部風景です。今から本格的な設営です。

当日スタッフにやってもらうこと

基本的に、主催者は全体を見渡せる本部業務につきます。参加者から問い合わせがあれば対応します。

会場時間がきたら、一般参加者を案内し、主催者は開会の挨拶(「今から「○○○(イベント名)を開催します!」など)を行いましょう。

必要があれば、マイク等でアナウンスを本部から行います。アナウンスは開会・閉会・ゲームイベントの開始(終了)・宅配便受付開始などに行います。

  • スタッフミーティング(主催者込)
  • 会場管理者、警備員に挨拶(主催者のみ)※前日の設営がある場合も挨拶しましょう。
  • 会場準備(掲示物の貼り付け)、更衣室準備
  • 音響関係の準備・テスト
  • 会場、待機室への誘導、整列
  • パンフレット、グッズ等頒布
  • コスプレ、撮影許可証を参加者に渡す
  • 企画(ゲーム・イベント)
  • 会場、廊下での座り込み防止
  • 混雑するサークルさんの列整理
  • 宅配便受付
  • コスプレイヤーさんの荷物の預かり、返却
  • 危険行為、無断撮影がないか見回り、巡回

イベント終了後

閉会のアナウンス

イベント終了時刻と同時に、閉会のアナウンスを本部から行います。

主催者から、閉会の挨拶を行います。格式ばった硬い挨拶でなくて大丈夫です。今日参加してくれた方への感謝が伝わればよいと思います。

机・椅子の片づけ

一般参加者、サークル・コスプレ・撮影参加者が大体帰り始めたら、机や椅子から片付けはじめます。

机や椅子はかなり重いので、けが防止のため軍手などを用意しておくとよいでしょう。

机と椅子は会場の隅に重ねて置き(会場側から指示がある場合は従ってください)、ゴミは段ボールと燃えるごみ、その他とまとめておきます。会場側で処分してもらえる場合は(事前に相談)、会場管理者に引き渡してください。

基本的に会場を借りた時と同じ状態にして、会場管理者から確認を受けます。今回はメイン会場とコスプレで使用した2部屋です。

宅配便の搬出作業

宅配搬出を行う場合、宅配の段ボールを一か所にまとめておきます。会場で送料の受け取りは行わず、「着払い」のみでした。

「着払い」にすると「お客様控え」のみをサークルさんに渡しておくだけでいいので処理が簡単です。

※元払い希望の場合は参加者に付近のコンビニ等を利用してもらいます。

宅配搬出については、事前に集荷の時間やおおよその個数などを付近の営業所に伝えておきます。

あらかじめ着払い伝票もサークル参加数プラス余分にもらっておきましょう。

忘れ物など

今回は、一定期間主催で預かり、その後処分する方針としました。あらかじめ告知サイトにその旨を掲示します。

実際には、傘と会員カードが忘れ物として届けられました。イベント中に発見された場合は、マイクで本部で預かっていることをアナウンスします。

後日、告知サイトやツイッターに忘れ物の情報を掲示します。

ちなみに傘はツイッターのアカウントを通じて呼びかけたところ、後日、持ち主に返却することができました。

参加者からいただいた感想

今回はキャラクターのオンリーイベントということもあり、とても盛り上がりました。スタッフの私から見ても、楽しんでくださってるのが伝わってきてすごくうれしかったです!!帰り際、主催のTさんやスタッフに声をかけてくださる方もたくさんいました。

「すごく楽しかったです!」「素敵なオンリーイベントで感動しました」「じゃんけんのときの盛り上がりがすごかったです」など……。

じゃんけんは掲示してあったポスターを勝者に差し上げるゲームだったのですが、確かにすごかったです……。

 

nextオンリーイベントを主催する(6)主催者インタビューと質問

 

 


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